En el proceso de organizar un evento en el formato de una "mesa redonda", es necesario tener en cuenta una gran cantidad de matices. Después de todo, la comunicación en una mesa de este tipo implica la máxima apertura de los participantes entre sí y su disposición para el diálogo. Por lo tanto, para mantener efectivamente una "mesa redonda", es necesario, ante todo, encargarse de elegir la habitación adecuada. Debe ser lo suficientemente espacioso y brillante, para que cada participante del evento se sienta lo suficientemente cómodo.
También hay que pensar en cuál será la decoración de la sala. A menudo en el medio ponen flores. En algunos casos, el centro de la tabla se muestra debajo de las pantallas de demostración, que duplicarán visualmente el texto del discurso.
No te olvides de los detalles. Prepare las tabletas con los nombres de los participantes por adelantado. Inmediatamente determine quién y dónde se sentará. Esto se decide teniendo en cuenta las opiniones y los intereses profesionales de los presentes. Entonces, por ejemplo, no se acerquen las personas que tienen puntos de vista diametralmente opuestos sobre el mismo evento; nada más que conflicto no tendrá éxito.
Ponga en la mesa vasos de agua por el número de participantes en el evento. También ponga hojas de papel en blanco y accesorios de escritura.
Para la comodidad de los altavoces, prepare el proyector, el reproductor de DVD y la computadora (puede tener una computadora portátil), que se conectarán a la pantalla. Todo esto es necesario para que pueda demostrar los materiales visuales en el proceso de hablar.
Seleccione la persona que conducirá este evento. Su tarea es coordinar el proceso. Este facilitador debe responder claramente a la situación, poseer el tema del evento, ser capaz de insertar la pregunta correcta a tiempo o convertir la conversación en un canal más pacífico, en el caso de un choque de oponentes que son irreconciliables en tal o cual asunto.
Necesitamos preparar una serie de preguntas sobre el tema del evento. De repente, la conversación en algún lugar "preguntará" y será necesario ayudar a los reunidos. Para hacer esto, necesita familiarizarse con el tema de la conversación por adelantado y resolver los detalles más pequeños relacionados con él.
Por supuesto, tenga en cuenta el hecho de que la reunión de la mesa redonda debería romperse necesariamente al menos una vez para tomar un café. Para él, también, debe estar preparado de antemano. No hay tal pausa para una cena densa, por lo que debe organizar canapés, tartaletas con caviar, galletas, sándwiches y té y café. Cuanto más sinceramente organice una pausa de "refrigerio", más fácil será para usted durante toda la reunión tomar una decisión general.
Bueno, no te olvides de cerrar el evento. La final de la reunión debe ser cuidadosamente pensada. Puede ser gratificante para todos los participantes y una persona. Como conclusión, se puede usar la última palabra del organizador de la "mesa redonda".